Bei Wörtern mit verschiedenen Schreibweisen ist zu beachten, daß Wörter mit c eventuell auch unter k, tsch oder z zu finden sind und umgekehrt; ähnliches gilt für die Buchstaben f und v, i, j und y sowie v und w. Wenn ein Begriff zwei oder mehrere Bezeichnungen besitzt, wurde er unter der gebräuchlichsten in das Lexikon aufgenommen, Verweise bei den sonstigen Bezeichnungen erleichtern das Auffinden.

Die Reihung Stichwörter richtet sich nach dem Alphabet; die Umlaute ä, ö, ü werden im Alphabet wie a, o, u behandelt (z. B. Altmannsdorf, Altmünster, Altmutter); ae, oe, ue stehen unabhängig von ihrer Aussprache nach ad, od, ud. Bei Reihung gleichlautender Stichwörter steht das Wort mit reinem Vokal vor dem mit Umlaut (z. B. Altmutter, Altmütter). Für die alphabetische Reihung ist die ganze fett gedruckte Wortfolge des Stichworts ausschlaggebend (z. B. steht „Alma mater Rudolphina" zwischen „Almajuratal" und „Almanach"); Wortgrenzen oder Satzzeichen werden bei der Reihung nicht berücksichtigt, außer bei Satzzeichen, die sich aufgrund einer Wortumstellung ergeben (z. B. Augustin; Augustin, Lieber; Augustiner-Chorherren). Bei Namen, die aus mehreren Wörtern bestehen, wurde in der Regel das wichtigste Wort an die Spitze gestellt (z. B. Donau, Allgemeine Versicherungs AG). Bei gleichlautenden Personennamen bestimmen die Vornamen die alphabetische Reihung; sind auch die Vornamen gleich, richtet sich die Reihenfolge nach dem Geburtsjahr.

Bei naturgeographischen Begriffen (Bergen, Seen usw.) folgt auf den Namen das Bundesland  und die Seehöhe (nach der amtlichen Österreich-Karte 1 : 50.000).

Bei Ortsstichwörtern ist folgende Reihenfolge eingehalten: Ortsname, Bundesland,  politischer Bezirk, Status (Stadt, Markt, Gemeinde usw.), Seehöhe, Einwohnerzahl nach der von der STATISTIK AUSTRIA veröffentlichten Einwohnererhebung "die vorläufige Bevölkerungszahl am 1.1.2006 auf Basis des Zentralen Melderegisters"  (bei starker Veränderung in Klammer die Einwohnerzahl nach der Volkszählung 1981), Fläche und topographische Lage. Bei Fremdenverkehrsorten sind die offiziellen Übernachtungsziffern von 1992 angegeben. Die Schreibung der Ortsnamen richtet sich nach dem Österreichischen Amtskalender 1994/95. Bei Orten in zweisprachigen Gebieten ist der deutschsprachigen Bezeichnung die slowenische, kroatische oder ungarische hinzugefügt, wenn diese in der offziellen Ortsnamenliste (BGBl. Nr. 308/1977) verzeichnet ist. Als Auswahlkriterium galt die Zentralitätsstufe (Hans Bobek und Maria Fesl, Das System der zentralen Orte Österreichs, Wien 1978). Orte der untersten Zentralitätsstufe Null sind nur dann berücksichtigt, wenn dies aus historischen oder kulturellen Gründen gerechtfertigt erschien.

Bei Biographien ist folgende Reihenfolge eingehalten: Familienname, Vorname, Geburtsdatum (* = geboren), Geburtsort, Sterbedatum († = gestorben), Sterbeort, Beruf, Funktion, Tätigkeit, Laufbahn usw. Bei weniger bekannten Geburts- oder Sterbeorten in Österreich ist das Bundesland in Klammer angegeben, im Ausland das Land.  Bei Orten der ehemaligen österreichisch-ungarischen Monarchie wurde nach Möglichkeit der zeitgenössischen Ortsbezeichnung die heutige in Klammer hinzugefügt. In kleinerer Schrift folgen am Ende der Kurzbiographien die wichtigsten Werke (Werke:) und eventuelle Literaturangaben (Literatur:), wobei bei Werkangaben in der Regel eine Auswahl getroffen wurde; bei Literaturangaben wurde auf Kriterien wie Aktualität, umfassende Darstellung und weiterführender Charakter geachtet; die Zitierweise beschränkt sich auf die Nennung von Autor (Vorname abgekürzt), Haupttitel und Erscheinungsjahr; eine eventuelle Auflage wird durch hochgestellte Ziffer beim Erscheinungsjahr angegeben. Personen, zu denen sich ausführliche Darstellungen im Österreichischen Biographischen Lexikon 1815-1950, 1957ff., in der Neuen Österreichischen Biographie 1815-1918, 1923ff., in der Allgemeinen Deutschen Biographie, 1875-1910, 1953ff., oder in der Neuen Deutschen Biographie finden, wurden mit den entsprechenden Abkürzungen (ÖBL, NÖB, ADB, NDB) gekennzeichnet. „Verfasserlexikon" verweist auf das Werk von Wolfgang Stammler und Karl Langosch, Die deutsche Literatur des Mittelalters. Verfasserlexikon, Berlin, New York 1978ff.

Personen, die meist unter ihrem Vornamen genannt werden, vor allem Angehörige von Herrschergeschlechtern, wurden unter diesem eingereiht (z. B. Rudolf von Habsburg, Ulrich von Liechtenstein). Persönlichkeiten, die in erster Linie unter einem Pseudonym bekannt sind, erscheinen unter diesem; bei ihrem richtigen Namen steht ein Verweis. Sonst wurde das Pseudonym in Klammer gesetzt oder im Text angegeben. Akademische Titel und Ehrentitel (Dr., Hofrat, Prof. usw.) werden nicht angeführt, Adelstitel (hinter dem Namen) nur für die Zeit vor 1919, in der sie rechtlich gültig waren. In manchen Fällen geht den Einzelbiographien eine Beschreibung der Familie voraus (insbesondere bei Adelsgeschlechtern und Künstlerfamilien); manchmal werden in derartigen Familiendarstellungen die Einzelbiographien zusammengefaßt, die Namen der Familienmitglieder sind dann in Kursivschrift hervorgehoben.

Für die Auswahl der Stichwörter war in erster Linie der Österreichbezug entscheidend. Dabei wurde im allgemeinen von den heutigen Staatsgrenzen ausgegangen, für die Zeit der Habsburgermonarchie wurden insbesondere deutschsprachige Persönlichkeiten auch aus anderen Teilen der Monarchie berücksichtigt. Auch Österreicher, die erst im Ausland bekannt wurden oder eine andere Staatsbürgerschaft angenommen haben, finden sich im Österreich-Lexikon. Weiters scheinen Persönlichkeiten aus dem Ausland auf, die in Österreich eine bedeutende Wirkung entfaltet haben. In Einzelfällen wurden auch ausländische Städte, Orte, Landschaften usw., sofern sie für Österreich von besonderer Wichtigkeit waren oder sind, aufgenommen.

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